To chuc su kien va nhung rac roi phat sinh
Không có sự kiện nào từ lúc bắt đầu
đến lúc kết thúc mà thuận buồm xuôi gió, không gặp bất cứ rắc rối. Ngay từ giai
đoạn lên kế hoạch hay chuẩn bị đã có những rắc rối phát sinh, nếu như không giải
quyết nhanh chóng và kịp thời, những rắc rối này dễ kéo theo các sai sót và gây
hậu quả trong ngày diễn ra sự kiện. Những rắc rối nào thường gặp và phương án
giải quyết ra sao?
1. Thay đổi địa điểm tổ chức sự kiện
Đây là rắc rối thường gặp nhất
trong các event, có nhiều event thay đổi địa đến sát ngày tổ chức. Việc này ảnh
hưởng rất lớn đến các công tác chuẩn bị như thiết kế, thi công và cả nhân sự,
mua sắm vật dụng nữa. Vì nếu không xác định được chính xác địa điểm tổ chức thì
sẽ không thể do đạc để thiết kế, từ đó dẫn đến việc không thi công các hạng mục
được. Với những hạng mục khác, sau khi thuê mướn, đặt chỗ, khảo sát giá, bạn lại
phải thông báo lại với tất cả về việc thay đổi địa điểm. Nếu như trong phạm vi
thành phố mình ở thì không sao, nhưng có những sự kiện lớn, tổ chức ở nhiều tỉnh
thì việc thay đổi từ tỉnh này qua tỉnh khác là một quá trình thực hiện lại từ đầu
mất rất nhiều thời gian và công sức.
Có một lần, sau khi khách hàng đã
chắc chắn về thời gian và địa điểm, người viết đi khảo sát địa điểm và xác nhận
thời gian cùng mọi công tác tổ chức với phía khách sạn tại một tỉnh miền Trung,
được khách sạn ưu đãi mời ở lại và đón tiếp rất chu đáo trong suốt thời gian khảo
sát. Đến lúc về, khách hàng bỗng thay đổi ý kiến, chọn 1 khách sạn khác để tổ
chức, thuyết phục bằng mọi giá cũng không được, người viết đành phải làm việc với
bên khách sạn mình đã khảo sát và nhờ họ bán 150 phòng đã block (giữ phòng) cho
mình. Việc này ảnh hưởng rất lớn đến uy tín của công ty và mất rất nhiều thời
gian, công sức của những người thực hiện. Vì vậy, làm việc với khách hàng nên
rõ ràng và kĩ trong vấn đề địa điểm.
2. Thay đổi thời gian
Thay đổi thời gian cũng là một
trong các rắc rối thường gặp nhất, nếu như việc thay đổi thời gian diễn ra sớm
thì mọi thứ đều có thể được giải quyết dễ dàng, nhưng đôi khi có những khách
hàng thay đổi thời gian liên tục và cho đến sát thời điểm event diễn ra thì việc
này thực sự là một rắc rối khổng lồ. Vì các khách sạn, nhất là những khách sạn
lớn không phải lúc nào cũng trống để cho chúng ta đặt địa điểm, nếu thời gian
thay đổi, đôi khi khách sạn đó không trống vào ngày chúng ta cần, từ đó dẫn đến
việc phải thay đổi địa điểm và rồi tiếp theo là hàng loạt thay đổi khác nữa kéo
theo. Hơn nữa, khi đặt chỗ và confirm chính xác về thời gian, chúng ta phải có
một số ràng buộc nhất định với nhà cung cấp địa điểm, mọi sự thay đổi đều dẫn đến
những thiệt hại nhất định cho cả hai bên. Bạn nên cảnh báo với khách hàng về những
rắc rối như trên khi họ có ý định thay đổi địa điểm, trong trường hợp bắt buộc
phải thay đổi, hãy yêu cầu khách hàng có xác nhận qua email hay tốt nhất kí một
hợp đồng nguyên tắc để dựa vào đó bạn thực hiện việc chốt lại chính xác thời
gian và địa điểm.
3. Làm việc với nhiều đầu mối
Có những khách hàng, từ lúc gặp
cho đến lúc chương trình kết thúc, bạn chỉ phải làm việc với một người và 1001
công việc cũng chỉ thông qua người đó. Nhưng có những khách hàng, bạn phải làm
việc với 5, 6 người, mỗi người phụ trách một hạng mục. Bạn thử tưởng tượng, bạn
sẽ phải nhớ rằng địa điểm thì bạn sẽ phải làm việc với ai bên bạn và người nào
phía khách hàng, F&B bạn lại phải làm việc với một nhân sự khác và khách mời
thì lại do một người khác phụ trách. Đối với những khách hàng như thế này, bạn
phải hết sức tập trung và tỉ mỉ để tránh thiếu sót. Thêm vào đó, câu chín người
mười ý là một áp dụng hết sức chính xác trong trường hợp này, bạn phải cố gắng
làm việc thật rõ ràng với người chịu trách nhiệm chính để ra quyết định cuối
cùng, chứ không phải là tổng hợp lại từ ý kiến của khách hàng và cho ra một sản
phẩm tạp nham. Lấy ví dụ về một hạng mục thiết kế, mẫu đưa qua duyệt, đầu tiên
là người phụ trách về hình ảnh bên phía khách hàng duyệt và gửi lại, sau khi chỉnh
sửa, mẫu lại được đưa qua, lần này thì phó phòng bên đó duyệt một lần nữa, lại
có những thay đổi, lại phải sửa chữa, gửi qua thì được trưởng phòng xem và xét
duyệt, có những ý kiến như màu chữ, vị trí, hình ảnh, cứ như vậy cho đến lúc sản
phẩm cuối cùng, đem so lại thì rất giống với sản phẩm thiết kế đầu tiên.
4. Chậm trễ trong hợp đồng, tiền bạc
Sau khi bảng dự toán và kế hoạch
đã được duyệt qua, mọi công việc phải được triển khai nhưng khách hàng lại chậm
trễ trong việc kí kết hợp đồng và chuyển khoản tiền ứng trước. Việc này khiến bạn
chậm trễ các tiến độ với nhà cung cấp dễ dẫn đến chậm trễ công việc. Phương án
là nhờ sự can thiệp của người có trách nhiệm cao hơn (như là giám đốc - người
chịu trách nhiệm trong hợp đồng). Nếu lãnh đạo của bạn đồng ý xúc tiến các công
việc trước thì bạn cứ làm trước những việc cần thiết trước và một mặt đốc thúc
khách hàng, đưa ra các áp lực về việc chậm trễ tiến độ nếu không ứng trước một
khoản kinh phí.
5. Chậm trễ trong thanh toán
Thanh toán sau chương trình cũng
là một vấn đề khiến nhiều người làm event đau đầu. Khi event đã thực hiện xong,
khách hàng có nhiều lý do để chậm trễ việc thanh toán. Áp lực từ sếp yêu cầu bạn
hối thức khách hàng thanh toán và các nhà cung cấp đòi nợ các khoản khiến bạn
không biết phải làm sao. Trường hợp này, bạn nên nhờ sự hỗ trợ từ kế toán bên
phía bạn hỗ trợ đòi các khoản nợ này và đối phó với các suppliers. Các kế toán
có những bí quyết riêng và cũng quen với những việc này sẽ giúp bạn đẩy nhanh
tiến độ hơn.
6. Khách hàng tham gia quá nhiều vào chương trình
Thông thường, những sự kiện đã được
giao cho công ty tổ chức thì sẽ không nhúng tay vào nữa. Nhưng có những khách
hàng quá kĩ tình thì sẽ tham gia quá nhiều vào event làm rối công tác tổ chức của
bạn. Trong trường hợp này, bạn nên nói rõ với khách hàng về những công việc của
bạn và vai trò của họ trong event. Trong một event mà người viết thực hiện, các
khách hàng yêu cầu được tham gia, đòi dùng bộ đàm và chạy đi chạy lại cùng Ban
tổ chức, khi đó, người viết đã đáp ứng yêu cầu của họ, nhưng sau khi phần đón
khách kết thúc, chương trình bắt đầu thì ban tổ chức đã chỉnh tần số của bộ đàm
khác với tần số của khách hàng, khi khách hàng thắc mắc, Ban tổ chức đã giải
thích rõ rằng đây là khâu tổ chức do mình phụ trách và khách hàng không cần phải
mất công tham gia mà cứ lo cho khách mời của họ, sau đó họ cũng rất vui vẻ đồng
ý điều này.
Bài viết liên quan:
Nguồn: netmedia.com.vn
0 nhận xét:
Đăng nhận xét